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Excel und „Verweise“ (Funktionen 4)

Keine Angst, es geht nicht um eine „strenge Rüge“, wie sie manch einer noch aus der Schulzeit in Erinnerung hat (ich natürlich nicht…). Und auch nicht um Hinweise auf „passende Informationen an anderen Stellen in der Literatur“ (Die manchmal gerne vergessen werden…). Es geht um den berüchtigten „SVERWEIS“

Klärung der Begriffe

Datenbank: große in Dateien in einem Computer gespeicherte und von einem Datenbankmanagementsystem verwaltete Menge von Daten. (Quelle: Gablers Wirtschaftslexikon)

Matrix: (Mathematik) die Anordnung von Zahlenwerten oder anderen mathematischen Objekten in Tabellenform / (Logik) der quantorenfreie Teil einer Formel in der Prädikatenlogik / (Wirtschaft) eine mögliche Organisationsform für Unternehmen / (oder:) eine Anordnung in Form einer Tabelle (Quelle: Wikipedia)

Eine Datenbank oder Matrix kann also eine einfache Tabelle sein:

funktion4-1

Da die Arbeitsblätter einer Excel-Datei standardmäßig „TABELLE1“ usw. heißen, hier nochmal zur Verdeutlichung: Mit „Matrix“, „Datenbank“ oder „Tabelle“ meine ich einen Bereich eines solchen Arbeitsblattes.

SVERWEIS-Funktion in Excel

Die SVERWEIS-Funktion im Excel hat vier Argumente:

funktion4-2

Suchkriterium: ist das, wonach die Funktion innerhalb der Matrix sucht.

Matrix: ist der „Ort“, an dem das Suchkriterium gesucht wird. Mit „Ort“ ist eine Tabelle gemeint, also ein Bereich eines Arbeitsblattes, z.B. A2:D6.

Spaltenindex: ist die Spalte innerhalb der Matrix, die den gesuchten Wert enthält.

[Bereich_Verweis]: sagt aus, ob die Matrix sortiert ist oder nicht. Es ist ein Wahrheitswert, d.h. dass man hier nur einen der beiden Ausdrücke „WAHR“ oder „FALSCH“ eingeben kann.

Dazu noch ein paar Regeln:

  • Die Funktion durchsucht immer die erste Spalte der Matrix nach dem Suchkriterium. Wenn also Ihre Matrix im Bereich F5:I9 steht, dann ist für die Funktion die Spalte F die erste.
  • Unter Spaltenindex ist immer eine ganze Zahl anzugeben, die maximal so groß sein darf, wie die Anzahl der Spalten innerhalb der Matrix. (Sie können Ihre Ostereier nicht außerhalb Ihres Gartens suchen)
  • Beim Spaltenindex müssen Sie immer die erste Spalte (die mit den Suchkriterien) mitzählen.
  • Wenn Sie unter Bereich_Verweis „WAHR“ eintragen, geht die Funktion davon aus, dass die Matrix nach der ersten Spalte aufsteigend sortiert ist. Findet die Funktion das Suchkriterium nicht, nimmt sie den nächstkleineren Wert.
  • Wenn Sie unter Bereich_Verweis „FALSCH“ eintragen, können die Werte der Matrix unsortiert vorliegen.
  • In einer Datenbank haben die Spalten (oder „Datenbankfelder“) meist eine Überschrift. Diese sollte nicht in der „Matrix“ enthalten sein, weil wohl nie nach einer Überschrift als Suchkriterium gesucht wird.

Anwenden der SVERWEIS –Funktion

Wenn Sie für eine Person („Micky“) die Angaben zu „Beruf“, „Ort“ und „PLZ“ aus der Datenbank heraussuchen wollen, können Sie dies mit drei Versionen der SVERWEIS-Funktion:

funktion4-3

Als Suchkriterium nehmen Sie Bezug auf das Feld G11 (hier absoluter Bezug $G$11, da die Formel nach unten kopiert werden soll, siehe Blog Excel und Warum überhaupt Bezüge?).

Da sich die Datenbank i.d.R. nicht ändert, bietet sich hier auch an, den Bereich mit absoluten Bezügen zu definieren ($F$5:$I$9). Wenn Sie die Datenbank ergänzen und neue Zeilen einfügen, müssen Sie dann jedoch den Bezug entsprechend erweitern.

Eine elegante Möglichkeit, die Datenbank zu definieren, ist die Vergabe eines Namens für den Bereich. Diesen Namen können Sie dann als Argument „Matrix“ in die SVERWEIS-Funktion eingeben.

Für die Suche nach dem „Beruf“ geben Sie den Spaltenindex „2“ an, da sich die Werte dafür in der zweiten Spalte der Datenbank befinden (unabhängig davon, ob es im Arbeitsblatt die Spalte G – also die siebte – ist.)

Wenn Sie nun für eine andere Person („Dagobert“) die Angaben auswerten wollen, brauchen Sie nun lediglich das Suchkriterium verändern:

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