Excel und „Der Kartenstapel“
Wenn Sie einen Kartenstapel auf den Tisch legen und einen Nagel hindurchschlagen, dann wird jede einzelne Karte dieses Stapels ein Loch an der gleichen Stelle aufweisen. Dieses Bild verwende ich für die sog. „3D-Verknüpfungen“.
Bezüge auf andere Arbeitsblätter
Vorher aber noch eine kurze Erklärung, wie Sie Bezüge auf Felder anderer Arbeitsblätter herstellen können.
In einer Datei „Umsatz.xlsx“ haben Sie drei Arbeitsblätter für die Monate „Jan“, „Feb“ und „Mrz“ aufgebaut. Im Feld B3 steht dort jeweils der in diesem Monat erzielte Umsatz. Sie wollen diese Umsatzzahlen in einer Übersicht für das erste Quartal zusammenfassen und erstellen daher das Arbeitsblatt „1.Quartal“. Um den Januar-Umsatz in diesem Blatt anzuzeigen, können Sie „=Jan!B3“ schreiben. Die Alternative wäre: Nach dem „=“ mit der Maus auf das Arbeitsblatt „Jan“ und dort dann auf das Feld „B3“ zu klicken. Analog verfahren Sie mit den Monaten „Feb“ und „Mrz“.
Regeln:
- Da es sich um eine Berechnung handelt, beginnen Sie die Formel mit einem „=“
- Excel erkennt am Namen des Arbeitsblatts, dass Sie sich auf Daten dieses Arbeitsblatts beziehen wollen.
- Nach dem Namen des Arbeitsblatts folgt ein „!“
- Der Zugriff auf das jeweilige Feld kann als relativer, absoluter oder gemischter Bezug nach den bekannten Regeln erfolgen.
3D-Verknüpfungen
Auf einem normalen Arbeitsblatt in Excel haben Sie, wie auf einem Blatt Papier, zwei Dimensionen zur Verfügung: von links nach rechts und von oben nach unten. Wenn Sie mehrere Blätter übereinanderlegen, bekommen Sie dadurch eine dritte Dimension: von vorne nach hinten. Ebenso können Sie in Excel mehrere Arbeitsblätter hintereinander anlegen. Und wie mit dem „Nagel durch das Kartenspiel“ von vorne nach hinten „hindurchrechnen“.
In dem oben gezeigten Beispiel, könnte es sein, dass Sie sich nicht für die einzelnen Monatsbeträge interessieren, sondern lediglich für die Quartalssumme. Diese Summe können Sie mit der Formel „=SUMME(Jan:Mrz!B3)“ ermitteln. Hierbei bedeutet der Doppelpunkt „:“ wie in den bekannten Bezügen „von – bis“. Sie summieren also jeweils die Werte des Feldes B3 aus den Arbeitsblättern „Jan“ bis „Feb“.
Mehrere Blätter gleichzeitig bearbeiten
Wenn Sie Blätter, die sich im Aufbau gleichen, nicht einzeln bearbeiten wollen, sondern sich die die Arbeitsschritte sparen wollen, können Sie die mehrere Arbeitsblätte „gruppieren“. Auch hier greift das Bild mit dem Kartenstapel.
Sie aktivieren das erste Blatt (hier Jan), indem Sie mit der Linken Maustaste (LMT) die Lasche anklicken. Dann halten Sie die STRG-Taste gedrückt und klicken ebenfalls mit der LMT die Laschen an, die Sie mit in die Gruppe aufnehmen wollen. Die in die Gruppierung aufgenommen Arbeitsblätter erkennen Sie an der Fett-Formatierung.
Wenn Sie nun in Feld B2 „Deutschland“ und in C2 „Österreich“ eintragen, werden diese Ausdrücke nicht nur im Arbeitsblatt „Jan“, sondern auch in „Feb“ und „Mrz“ eingetragen.
ACHTUNG! Gruppierung wieder verlassen! Wenn Sie nun in C3 den Januar-Umsatz für Österreich erfassen wollen, würde dieser Wert auch in „Feb“ und „Mrz“ eingetragen, was nur dann sinnvoll wäre, wenn in allen drei Monaten der gleiche Umsatz gemacht worden wäre. Um nun die Gruppierung wieder aufzuheben können Sie zwei Wege wählen:
- Klicken Sie auf ein Arbeitsblatt, das sich nicht in der Gruppe befindet.
- Oder klicken Sie mit der Rechten Maustaste auf ein gruppiertes Arbeitsblatt und wählen im Zusatzmenü den Befehl „Gruppierung aufheben“.
Nochmal 3D-Verknüpfungen
Sie können mit der oben erwähnten Methode natürlich nicht nur ein Feld über mehrere Arbeitsblätter hinweg in eine Formel aufnehmen, sondern auch ganze Bereiche: Für die Ermittlung der Umsätze aus Deutschland und Österreich im ersten Quartal benötigen Sie die Formel „=SUMME(Jan:Mrz!B3:C3)“
Zur Eingabe: Geben Sie „=SUMME(“ ein, klicken Sie auf das Arbeitsblatt „Jan“, halten Sie die UMSCHALT-Taste gedrückt, klicken Sie auf das Arbeitsblatt „Mrz“, anschließend klicken Sie auf die Felder B3 und C3, lassen Sie die UMSCHALT-Taste los, geben Sie ein „)“ ein und drücken Sie ENTER.