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Excel und „Die Auslandspost“

Wie ich in meinem Blog „Excel und die Post“ beschrieben habe, lassen sich Bezüge mit Briefen vergleichen, die man per Post verschickt oder bekommt. Man kann nun solche Briefe nicht nur innerhalb einer Stadt (einem Arbeitsblatt) oder innerhalb eines Landes (einer Datei) verschicken, sondern auch sehr viel weiter (zwischen einzelnen Dateien).

Bezeichnungen

Für Bezüge, die Informationen zwischen zwei unterschiedlichen Dateien austauschen, gibt es unterschiedliche Namen: „Fernbezüge“, „Fremdbezüge“, „externe Bezüge“, „Verknüpfungen“.

Die Datei, aus der die Informationen stammen, heißt „Quelldatei“ (um bei dem Bild mit der Post zu bleiben: Der Absender).

Und die Datei, in der die Daten ankommen sollen, heißt „Zieldatei“ (oder: Der Empfänger)

Externe Bezüge erzeugen

Angenommen, Sie haben für jedes Quartal des Jahres eine Datei, in der Sie die jeweiligen Umsätze verwalten, (d.h. vier Quelldateien) und möchten den Gesamt-Umsatz dieses Jahres ermitteln, indem Sie die Werte der einzelnen Quartale in einer Datei (Zieldatei) zusammenfassen.

23_exbez_1

Hierzu geben Sie in das gewünschte Feld ein „=“ ein, klicken mit der Maus auf die erste Quelldatei, dann auf das Arbeitsblatt (sofern dieses noch nicht aktiv ist), dann auf das Feld. Schließen Sie Ihre Eingabe mit ENTER ab. Wiederholen Sie dieses Vorgehen für alle weiteren Positionen.

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Das Ergebnis ist eine Formel nach diesem Muster: ='[Umsatz_Q1.xlsx]1.Quartal‘!$B$13

Regeln:

  • Das „=“ ist nötig, da Excel hier rechnen soll.
  • Der Bezug auf die Datei und das Arbeitsblatt steht zwischen Hochkommata ‘
  • Der Dateiname wird in eckigen Klammern angezeigt.
  • Nach dem Bezug kommt ein Ausrufezeichen „!“
  • Der Bezug auf das Feld kann ein relativer, absoluter oder gemischter Bezug sein.

Sie können den Bezug selbstverständlich auch manuell eingeben, aber die oben dargestellte „Zeige“-Methode mit der Maus ist schneller und sicherer.

ACHTUNG! Die hier dargestellten Formeln zeigt Excel an, wenn die Quelldatei bzw. Quelldateien geöffnet sind.

Externe Bezüge auf geschlossene Dateien

Werden die Quelldateien geschlossen, werden dadurch auch die Bezüge in der Zieldatei um die jeweiligen Pfade der Quelldateien erweitert.

Aus dem Muster würde dann: =’D:\BUHA\UMSATZ\[Umsatz_Q1.xlsx]1.Quartal‘!$B$13

Regeln:

  • Wie oben
  • Zwischen den Hochkommata steht noch der komplette Pfad, unter dem die Quelldatei gespeichert ist.

Öffnen von Zieldateien

Wenn die Quelldatei bzw. Quelldateien schon geöffnet sind, dann werden beim Öffnen der Zieldatei sämtliche Bezüge auf diese aktualisiert.

Spannend wird es, wenn die Quelldateien beim Öffnen der Zieldatei geschlossen sind. Die Zieldatei kann in diesem Fall nicht unmittelbar auf die Quelldatei(en) zugreifen und damit auch nicht auf die dort eventuell passierten Änderungen reagieren, indem die Werte aktualisiert werden.

Je nach den Einstellungen des Anwenders kann folgendes passieren:

1.)   Excel zeigt eine Zeile mit „SICHERHEITSWARNUNG“ an. Wenn Sie auf „Inhalte aktivieren“ klicken, werden die externen Bezüge zu den Quelldateien aktualisiert (a). Ansonsten können Sie diese Zeile über das „x“ ganz rechts einfach ausblenden (b).

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2.)   Excel öffnet die Datei und ignoriert alle Bezüge, so dass Sie Änderungen in den Quelldateien nicht mitbekommen.

3.)   Excel öffnet die Datei und aktualisiert alle Bezüge, ohne dass Sie etwas davon merken.

Welche der drei Möglichkeiten relevant ist, können Sie über folgenden Befehl einstellen: Wählen Sie im Menüband „DATEN“ im Bereich „Verbindungen“ den Befehl „Verknüpfungen bearbeiten“, dann die Taste „Eingabeaufforderung beim Start“, und dort wählen Sie eine der drei angezeigten Möglichkeiten.

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4.)   Wenn Sie beim Öffnen der Zieldatei eine Variante gewählt haben, bei der die Bezüge nicht aktualisiert werden (also 1(b) oder 2), können Sie nachträglich den Befehl „Werte aktualisieren“ auswählen.

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