Excel und Besonderheiten beim Datum
Das Wort „Datum“ kommt aus dem Lateinischen und bedeutet „das Gegebene“. Es bezeichnet einen bestimmten Tag eines Jahres oder Kalenders. Die Zeitrechnung befasst sich mit der Ordnung und Strukturierung von Zeit bzw. zeitlicher Abläufe. Die für uns bedeutsamste Zeitrechnung beginnt mit der Geburt des Jesus von Nazareth.
In Excel begegnen wir sogar zwei Zeitrechnungs-Systemen:
Wiederholung
Wie schon erwähnt, wurde in Excel für die Berechnung von Zeiten der 01.01.1900 als Startdatum gewählt. Dieses Datum entspricht also dem Zahlenwert 1 und und für jeden Tag, der seitdem vergangen ist, wird der Wert um 1 erhöht. Das bedeutet, daß Excel für das heutige Datum 02.05.2017 den Zahlenwert 42.857 ansetzt.
Nebenbei bemerkt: Es gibt für Excel auch ein Enddatum. Der höchste Datumswert, mit dem Sie hier noch rechnen können, ist 2.968.465. Dieser Wert entspricht dem 31.12.9999. Excel ist also nicht geeignet für Science-Fiction-Autoren, die noch weiter in die Zukunft rechnen wollen.
1904-Datumswerte
Sie können nun frei wählen, ob Sie mit dem Startdatum 01.01.1900 rechnen möchten, oder mit dem 01.01.1904. Wenn Sie unter „DATEI – Optionen – Erweitert – Beim Berechnen dieser Arbeitsmappe“ die Option „1904-Datumswerte verwenden“ anwählen, wird die Zeitrechnung an diesem Datum ausgerichtet.
Bei dieser Einstellung entspricht der 02.05.2017 dem Zahlenwert 41.395.
Der Grund für diese Option ist die Tatsache, daß im Betriebssystem des Apple Macintosh der 01.01.1904 als der erste Kalendertag definiert wird.
Mit Vorsicht zu genießen
Sie sollten diese Option allerdings nur im Bewußtsein aller Auswirkungen anwenden. Die Auswirkungen sind nämlich, daß alle Datumswerte, die Sie in einer Datei verwendet haben, durch diese Einstellung um vier Jahre weitergedreht werden. Dies geschieht ohne jegliche Warnung sofort und automatisch. Und oft übersieht man als Anwender den Effekt:
Wenn also Ihre Freundin am 11.06.1972 Geburtstag hat, machen Sie sie mit einem einzigen Haken um 4 Jahre und einen Tag jünger. Das mag zwar vielleicht Ihrer Freundin schmeicheln, aber für Sie ist es wohl nicht ratsam, Ihr einen Tag zu spät zu gratulieren.
Der eine Tag kommt übrigens durch den Schalttag (29.02.1900) zustande.
Diese unterschiedlichen Einstellungen führen vor allem dann zum Chaos, wenn man die Daten zweier oder mehrerer Dateien zusammenführen möchte.
Minus-Zeiten
Zur Erläuterung: „Minus-Zeiten“ kommen im Arbeitsalltag dann vor, wenn es eine Soll-Arbeitszeit von 8 Std. am Tag gibt, der Arbeitnehmer aber bereits nach 7 Std. heimgeht. Man spricht hier auch von Fehlzeiten oder auch von Überstundenabbau (sofern der Arbeitnehmer vorher Überstunden aufgebaut hat). Im vorliegenden Fall wird dem Zeitkonto des Arbeitnehmers ein Betrag von „-1 gutgeschrieben“ oder einfach eine Stunde abgezogen. Excel tut sich nun leider mit einem negativen Zeitwert sehr schwer.
Daher wird oft als Argument für die 1904-er-Einstellung angeführt, daß man hier auch mit „Minus-Zeiten“ rechnen kann. M.E. wiegt das aber nicht die erwähnten Nachteile auf.
Man kann Excel auch beibringen in der „normalen“ Einstellung mit negativen Zahlen umzugehen. Wie das geht, erfahren Sie in den nächsten Blogs.