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Excel und „die roten Zahlen“

Ein klassischer Fall in der Buchhaltung ist die Arbeit mit positiven und negativen Zahlen und, damit verbunden, der Wunsch, diese deutlich auseinanderhalten zu können. Auch wenn ich kein Neandertaler bin, kenne ich noch die Arbeit mit Rechenmaschinen, die einen sog. Tipstreifen auswerfen, auf dem die positiven Zahlen schwarz und die negativen rot angezeigt werden.

Benutzerdefinierte Formate mit Bedingung

In den früheren Excel-Versionen konnte man sich diesen Wunsch nur auf zwei Wegen erfüllen:

  • entweder mit dem Währungsformat („Zellen formatieren“ – Lasche „Zahlen“ – Kategorie „Währung“ – Negative Zahlen rot)
  • oder mit einer benutzerdefinierten Formatierung. Die Schreibweise lautet:                #.##0,00 €;[Rot]-#.##0,00 €

Die in eckigen Klammern geschriebene Farbe bezieht sich auf die Schriftfarbe für den Fall, daß das formatierte Feld eine negative Zahl enthält.

Feldinhalt Verwendetes Format Ergebnis
100 #.##0,00 €;[Rot]-#.##0,00 € 100,00 €
-100 #.##0,00 €;[Rot]-#.##0,00 € -100,00 €

Farben für die benutzerdefinierten Formate

Für die benutzerdefinierten Formate mit Bedingung können Sie die folgenden Farbcodes verwenden: [Schwarz], [Blau], [Zyan], [Grün], [Magenta], [Rot], [Weiß], [Gelb]

Daraus resultiert dann die Möglichkeit, mehr als nur rot oder schwarz zu verwenden: Sie möchten z.B. alle Werte, die kleiner als 0 sind, wie gewohnt, rot darstellen; Werte, die größer oder gleich 0 sind, blau; und Werte, die größer oder gleich 250 sind, grün.

Feldinhalt

Verwendetes Format

Ergebnis

-100 [Grün][>=250]#.##0;[Blau][>=0]#.##0;[Rot]#.##0 -100
110 [Grün][>=250]#.##0;[Blau][>=0]#.##0;[Rot]#.##0 110
300 [Grün][>=250]#.##0;[Blau][>=0]#.##0;[Rot]#.##0 300

Stunde oder Stunden?

Das Rechnen mit Zeiten ist in Excel ein wenig komplex. Aber auch mit der deutschen Grammatik kann sich Excel manchmal „Duelle“ liefern. Ein Beispiel: Sie erfassen Zahlen in einem Excel-Feld, das Sie mit dem benutzerdefinierten Format 0 „Stunden“ versehen haben. Für alle Zahlen außer für die 1 würde dieses Format funktionieren. Im Deutschen heißt es nun einmal „1 Stunde“. Um hier den korrekten Wert zu erhalten, erweitert man das Format in [=1] „1 Stunde“; 0 „Stunden“. Das bedeutet: für den Fall, daß das Feld 1 enthält, schreib „1 Stunde“, in allen anderen Fällen die Zahl + „Stunden

Feldinhalt Verwendetes Format Ergebnis
3 0 „Stunden“ 3 Stunden
2 0 „Stunden“ 2 Stunden
1 0 „Stunden“ 1 Stunden
3 [=1] „1 Stunde“; 0 „Stunden“ 3 Stunden
2 [=1] „1 Stunde“; 0 „Stunden“ 2 Stunden
1 [=1] „1 Stunde“; 0 „Stunden“ 1 Stunde

Wiederholungen

Wenn Sie in einem Feld neben der Zahl noch „Füllzeichen“ eingeben möchten, dann können Sie das mit Hilfe des Platzhalters * (Sternchen). Das Zeichen, das Sie nach dem * eingeben, wird so oft dargestellt, bis das Feld damit ausgefüllt ist. Sie können es entweder nach oder vor der jeweiligen Zahl anzeigen lassen. Und wenn Sie nun die Spaltenbreite ändern, verändert sich damit auch automatisch die Anzahl der benötigten Füllzeichen.

Feldinhalt Verwendetes Format Ergebnis
100 0*. 100…………
1000 0*. 1000……….
15000 0*. 15000………
100 *.0 …………100
1000 *.0 ……….1000
15000 *.0 ………15000

 

Bedingte Formatierung

Vielleicht werden sich nun einige von Ihnen gewundert haben, daß ich dem Thema „benutzerdefinierte Formate mit Bedingung“ einen eigenen Blog gewidmet habe, nachdem es doch in Excel einen Befehl namens „Bedingte Formatierung“ gibt. Der Grund ist, daß ich der Meinung bin, daß diese Methode vielleicht manchmal schneller und einfacher ist, als sich mit den komplexen Angaben zu beschäftigen, die man bei einer Bedingten Formatierung berücksichtigen muß.

Ich werde Ihnen die Möglichkeiten der „Bedingten Formatierung“ (die natürlich viel mehr kann, als nur die Schriftfarbe abhängig vom Feldinhalt zu variieren) in einem der nächsten Blogs beschreiben.

 

 

 

 

 

One thought on “Excel und „die roten Zahlen“


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